ปัญหาที่มักพบก่อนใช้ระบบ
อุปสรรคสำคัญในการบริหารการเงินของหน่วยงานที่ทำให้ขาดสภาพคล่องและเสี่ยงต่อการถูกตรวจสอบ
ไม่รู้ภาระผูกพันล่วงหน้า
มีใบสั่งซื้อ สัญญา หรือข้อตกลงเกิดขึ้นที่แผนกต้นทาง แต่เอกสารยังไม่ส่งถึงฝ่ายการเงิน ทำให้ไม่ทราบยอดที่ต้องจ่ายล่วงหน้า 7, 15, 30 วัน จนกระทบสภาพคล่องเงินสดในบัญชี
เงินยืมค้างนานโดยไม่มีใครติดตาม
เจ้าหน้าที่ยืมเงินทดรองราชการไปปฏิบัติงานหรือจัดโครงการแล้วลืมคืนเงินตามกำหนด 30 วัน ไม่มีระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติ ส่งผลให้ยอดลูกหนี้เงินยืมค้างทับถมข้ามปีงบประมาณ
ลูกหนี้ค้างชำระไม่มีการจัดกลุ่มตามอายุหนี้
ยอดลูกหนี้ค่ารักษาพยาบาล สปสช. ประกันสังคม และข้าราชการ ถูกบันทึกกระจัดกระจายใน Excel ไม่ทราบว่าหนี้ก้อนไหนเกิน 30, 60, 90 วัน ขาดการวิเคราะห์ Aging เพื่อทวงหนี้อย่างเป็นระบบ
ระบบทำอะไรได้บ้าง
โมดูลการเงิน 4 เสาหลักที่เชื่อมโยงกันอย่างสมบูรณ์แบบ
เงินสดและเงินฝากธนาคาร
จัดการทะเบียนสมุดบัญชีธนาคาร (KTB, SCB, BBL), นำเข้า Statement จับคู่กระทบยอด (Reconciliation) อัตโนมัติ พร้อมระบบปิดยอดรายวันและปิดงวดประจำเดือน
ทะเบียนลูกหนี้และการจัดกลุ่ม
บันทึกลูกหนี้สิทธิการรักษาพยาบาล (UC สปสช., ประกันสังคม, กรมบัญชีกลาง) วิเคราะห์อายุหนี้ (Aging 0-30, 31-60, 61-90, >90 วัน) พร้อมบันทึกรับชำระ
เจ้าหนี้และภาระผูกพัน
ติดตามใบสั่งซื้อ/จ้าง (PO), บันทึกเจ้าหนี้การค้าค่ายา/เวชภัณฑ์, วางแผนคิวจ่ายเงินตามวันครบกำหนด (Due Date) ป้องกันค่าปรับและตัดเงินทันเวลา
งบประมาณและเงินยืม
จัดสรรและควบคุมวงเงินงบประมาณรายจ่าย, ทะเบียนสัญญาเงินยืมทดรองราชการ พร้อมระบบแจ้งเตือนก่อนครบกำหนด 7, 3, 1 วัน และแจ้งเตือนหนี้ค้าง
แผนผังวงจรการทำงาน 4 ขั้นตอน
กระบวนการทำงานที่ไร้รอยต่อตั้งแต่เริ่มก่อหนี้จนถึงออกรายงานงบการเงิน
Step 1: ก่อหนี้และผูกพัน
บันทึกใบสั่งซื้อ (PO), สัญญาจ้าง, บันทึกข้อตกลง หรือสัญญายืมเงิน ตรวจสอบวงเงินงบประมาณคงเหลือก่อนอนุมัติ
Step 2: ตรวจรับและบันทึกหนี้
บันทึกตรวจรับพัสดุ/บริการ ตั้งหนี้ AP พร้อมกำหนด Due Date หรือตั้งลูกหนี้ค่ารักษาพยาบาล AR แยกสิทธิ
Step 3: รับ-จ่ายเงินจริง
ออกใบสำคัญจ่าย (PV), ใบเสร็จรับเงิน (RC), ตัดยอดลูกหนี้/เจ้าหนี้ และบันทึกบัญชีเงินฝากธนาคารแบบ Transaction
Step 4: กระทบยอดและรายงาน
Reconcile Statement ธนาคาร, ปิดยอดประจำวัน/งวดประจำเดือน และออกรายงานผู้บริหาร 16 ชุด
สิ่งที่เปลี่ยนไปเมื่อใช้ระบบ
ผลลัพธ์ที่เป็นรูปธรรมและยกระดับธรรมาภิบาลทางการเงินขององค์กร
เห็นภาระผูกพันที่กำลังจะถึงกำหนด
วางแผนบริหารสภาพคล่องเงินสดในมือล่วงหน้า 7, 15, 30, 60 วันได้อย่างแม่นยำ ไม่สะดุด
ลูกหนี้ถูกจัดกลุ่มตามอายุหนี้
ระบบคำนวณ Aging อัตโนมัติทุกวัน แยกหนี้ตามกลุ่มสิทธิและอายุหนี้ พร้อมสำหรับกระบวนการติดตามหนี้ทันที
เงินยืมแจ้งเตือนก่อนครบกำหนด
แจ้งเตือนล่วงหน้า 7 วัน 3 วัน 1 วัน และแจ้งเตือนเมื่อเกินกำหนด ลดปัญหาเงินยืมค้างนานข้ามปีงบประมาณ
รายการการเงินตรวจสอบย้อนหลังได้
Audit Trail บันทึกทุกความเคลื่อนไหว ใคร ทำอะไร ที่ไหน เมื่อไหร่ พร้อมข้อมูลก่อนและหลังแก้ไขอย่างโปร่งใส
🔒 ข้อมูลการเงินจริงสงวนสิทธิ์เฉพาะเจ้าหน้าที่กลุ่มงานการเงินและบัญชี โรงพยาบาลปลวกแดง ผ่านการเข้ารหัสความปลอดภัย